文章やメールで「記載」「記入」「記述」と、どの言葉を使おうか迷った経験のある方もいるかと思います。
どの言葉も「記」がふくまれて似た意味ではありますが、正しい用語の使用を理解しておくと文脈にあって正しく使うことができます。
この記事では、「記載」「記入」「記述」という用語の使い分けとそれぞれの違いについて、実例を交えて説明していきます。
「記載」「記入」「記述」は、文書を作成する際に頻繁に使用される言葉です。これらはすべて何かを書き記す行為に関連しますが、用法にははっきりとした違いがあります。
- 「記載」は、文書やデータベースに具体的な情報や事実を詳しく書き込む行為を指し、報告書や公式文書で情報を「記載する」際に使います。
- 「記入」は、設定されたフォームや形式に必要な情報を入れることを言い、アンケートの回答を「記入する」や、申請書の空欄を埋める時に使用します。
- 「記述」は、説明や詳細情報を自由形式で書き連ねることを意味し、長文の解答やストーリー性を要する文書作成で用いられます。例えば、試験のエッセイ問題で答えを「記述する」といった場面で使われます。
これらの言葉の違いを把握し、場面に応じて適切な用語を選ぶことが、正確な意味の伝達につながります。
また、メールでの適切な表現についても記載しています。
「記載」の意味とその使用法
「記載」とは、文書や書類に情報を記録する行為を指す言葉です。
この行為には、テキストや数字の入力が含まれ、情報を文書に「載せる」という意味合いがあります。一般的に、対象となるのは公的書類や書籍などです。
記載の用例
記載の使い方の実例をご紹介します。
- 提出書類に記載されている内容を確認し、それに署名と捺印をしてください。
- こちらのアンケートに記載されていることを一読し、該当するものに丸を付けて下さい。
事例のように、「記載」は文書にのせるために使用される言葉であり、ビジネス文書や公的文書で特によく使われます。
「記載」に関する詳細説明
「記載」は、文書やデータベースに大切な情報や事実を正確に書き込むことを目的とします。
たとえば、何かの事件や人の行動を報告書に記録する際に用いられる言葉です。
「記述」の意味とその使用法
「記述」とは、情報を細部まで詳しく説明する文章作成のことを指します。
この言葉は主に、情報を詳細に説明する必要がある場面で用いられます。つまり、「記述」は情報を文章で詳しく表す行為とも言えます。
記述は、具体的で複雑な情報や意見を詳しく表現する際に欠かせない表現です。
記述の用例
記述の使い方の実例をご紹介します。
- 記述形式の試験は、選択問題の試験に比べて苦手と感じる人が多いかもしれませんが、専門知識を深く展開するのに適しています。
- 日次報告書に今日行った業務を細かく記述するように指示をする。
このように、「記述」は、情報を明瞭に伝えるために不可欠なスキルであり、論文、ビジネス文書、教育の分野で広く使われています。
「記述」に関する詳細説明
「記述」は自由な形式で豊富な情報や詳細な説明を書くことを指します。
たとえば、試験で長文の答えを書いたり、あるテーマについて詳しい説明を記載する際に利用されます。記述は、学業や将来の仕事でのコミュニケーションスキル向上に役立ちます。
記述式のメリットは多くの情報伝達ができることです。
よって経過報告をまとめることにも適しています。
「記入」の意味とその使用法
「記入」とは、特定のフォームや文書に必要な情報を加える作業を指します。
これは主にテストの答案用紙や各種申請書の空白部分を埋める際に行われます。
記入作業には文字のみならず、数字や記号の入力も含まれ、それぞれのフィールドに合わせた正確な情報入力が求められます。
記入の用例
記入の使い方の実例をご紹介します。
- 結婚届を提出する際に、必要事項の記入を忘れたために受理されなかったケースがあります。
- 試験の答案用紙に名前が正しく記入されているか確認してから提出下さい。
このように、「記入」は、特定のフォーマットに従って情報を正確に入力する行為であり、日々の文書作成、テストの答え、公的書類の提出など、多くの場面で重要とされています。
記入に関する詳細説明
「記入」とは、既に決められたフォームや形式に従って、必要な情報を加える作業を意味します。
たとえば、教師がテストの解答を答案用紙に記入する場面や、医師が患者のデータをカルテに記入する場面などがこれに該当します。
外出時に特定の書類に情報を書き加えることを求められる場合もあり、「ここに記入してください」と指示されることが頻繁にあります。
この用語とその適用を理解しておくと、必要な時にスムーズに対応できます。
「記載」「記入」「記述」の違いとメールでの使い方
「記載」「記入」「記述」はそれぞれ文書に関連する異なる文脈で使用される用語です。
- 「記載」は通常、印刷物や書類に情報を追加する際に使われます。
- 「記入」は、特定のフォームや書類の決められた部分に情報を填める時に適しています。
- 「記述」は、より広範な情報や詳細を文章で表現する場合に用いられます。
それでは、メールではどの表現が適切でしょうか？
メールはデジタルメディアを通じてのコミュニケーションが主でとなり、必要に応じてプリントアウトして文書として利用されます。
以上のことから、メールに情報を「記載する」という表現が一般的に適していると言えるでしょう。
